1. Définir les objectifs du symposium

Avant de lancer l'organisation de symposium, il est essentiel de déterminer les objectifs de l'événement. Ceux-ci influenceront toutes les décisions stratégiques :

• Informer et former un public spécifique ?
• Créer des opportunités d'échange et de networking ?
• Partager des avancées scientifiques ou technologiques ?
• Renforcer l’image de marque d’un client ?

Une vision claire permettra d’orienter efficacement la logistique et la planification.

2. Établir un budget prévisionnel

Un budget bien défini permet d’anticiper les coûts et d’assurer la rentabilité de l'organisation de symposium. Parmi les postes de dépense incontournables :

• Location de la salle ou de la structure événementielle
• Équipements audiovisuels et techniques
• Communication et marketing
• Transport et hébergement des intervenants
• Restauration et services annexes

ATAWA propose des solutions adaptées à votre budget pour optimiser les coûts tout en garantissant une qualité premium.

3. Choisir le lieu et la date idéale

Le choix du lieu est primordial dans l'organisation de symposium. Un amphithéâtre, un centre de congrès, un hôtel ou une structure temporaire modulable doivent être envisagés selon :

• La capacité d’accueil
• La localisation et l’accessibilité
• La disponibilité des infrastructures techniques

ATAWA met à disposition des structures éphémères et des solutions sur-mesure pour un congrès adapté à vos besoins.

Les équipements indispensables

L’endroit sélectionné doit permettre l’aménagement d’espaces différents, certains consacrés aux conférences, d’autres à des tables rondes entre experts, voire à des ateliers. Pour cela, des équipements de qualité sont indispensables : 

 • Projecteurs et écrans ;
 • Microphones en nombre suffisant ;
 • sonorisation pour les prises de parole ;
 • Une bonne connexion internet, notamment en cas d’interventions virtuelles ;
 • Mobilier de scène ;
 • Signalétique

La restauration

Un service de restauration adapté est nécessaire :

• Pause-café et rafraîchissements
• Plateaux-repas ou traiteur
• Espace dédié pour les pauses et le networking

ATAWA propose des solutions de catering personnalisées pour assurer le confort des participants.

4. Construire un programme attractif

Un programme bien structuré permet de maintenir l’intérêt des participants et d’optimiser l’impact du symposium. Privilégiez :

• Une alternance entre conférences, tables rondes et ateliers
• Des temps d'échange et de networking
• Une clarté dans la communication des horaires et des intervenants

5. Assurer la promotion du symposium

Une stratégie de communication efficace est essentielle pour attirer les participants et maximiser la portée de l'organisation de symposium :

• Campagnes sur LinkedIn, Facebook et X (anciennement Twitter)
• Publicités ciblées et emailings
• Site web dédié et inscriptions en ligne

6. Récolter des feedbacks et optimiser les éditions futures

Une fois l'organisation de symposium terminée, il est crucial d’obtenir des retours :

• Envoyez un e-mail de remerciement aux participants
• Proposez un questionnaire de satisfaction
• Analysez les points à améliorer pour les futures éditions

En rediffusant les moments forts de l'événement sur les réseaux sociaux, vous prolongez son impact et valorisez votre savoir-faire.

Vous souhaitez organiser un symposium ou un congrès inoubliable pour vos clients ? Contactez ATAWA pour une solution clé en main, du design à la mise en place logistique. Ensemble, créons un événement à la hauteur de vos ambitions !

Article mis à jour le 28 mars 2025