1. Définir les objectifs et le budget de votre conférence professionnelle

Avant toute chose, clarifiez l’objectif principal de votre conférence professionnelle. Voulez-vous attirer de nouveaux clients, renforcer la cohésion d’équipe ou faire connaître votre expertise sur un sujet précis ? Cette étape est fondamentale pour orienter toute l’organisation.

Une fois l’objectif fixé, identifiez précisément votre public cible et les intervenants clés à inviter. Cela vous aidera à choisir le format (conférence plénière, table ronde, atelier) et à définir un budget réaliste. Répartissez ce budget selon les priorités : location du lieu, équipements techniques, communication, restauration, etc.

2. Choisir la bonne date pour votre événement d’entreprise

Pourquoi la date est-elle si importante ?

Fixer une date adaptée est primordial pour assurer la disponibilité de vos invités et maximiser la participation. L’organisation d’une conférence professionnelle demande plusieurs mois de préparation, il faut donc s’y prendre tôt.

Quelles sont les périodes à privilégier ?

Les jours en milieu de semaine, mardi, mercredi ou jeudi, sont généralement les plus propices. Les créneaux matinaux ou autour du déjeuner fonctionnent bien pour des événements efficaces et ciblés. Le format afterwork, plus informel, séduit également pour favoriser les échanges et le networking.

Que faut-il éviter absolument ?

Attention aux vacances scolaires, aux jours fériés et aux événements majeurs (manifestations sportives ou culturelles) qui risquent de concurrencer votre conférence.

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3. Sélectionner le lieu idéal pour organiser une conférence professionnelle

Le choix du lieu est un élément stratégique. Le lieu doit être à la fois fonctionnel, accessible et en adéquation avec votre image d’entreprise.

Si vous ne disposez pas d’une salle de conférence adaptée, vous pouvez opter pour des espaces événementiels, des théâtres, des auditoriums, ou même des lieux atypiques comme un bateau ou un jardin aménagé.

Lors d’une soirée organisée pour une société d’investissement, Atawa a su trouver la solution pour accueillir les convives dans la cour intérieure du siège de l’entreprise. Couverte par une toile lycra très esthétique et modulable, la cour s’est ainsi transformée en un lieu de réception haut de gamme. Des parasols chauffants garantissaient une douce température, et des jeux de lumière tamisée ont éclairé toute la soirée.

Autre exemple parlant avec le groupe Les Mousquetaires : Atawa a mis en place plusieurs tentes accolées les unes aux autres, afin de créer une grande structure événementielle en plein air. C’est dans le parc appartenant au siège social du groupe qu’a pu se dérouler leur conférence d’entreprise sur plusieurs jours, grâce à ces structures temporaires.

4. S’entourer de prestataires événementiels expérimentés

Pourquoi faire appel à des professionnels de l’événementiel ?

Faire appel à des prestataires spécialisés garantit une organisation fluide et sans stress. Ces experts vous accompagnent dans tous les aspects techniques, de la sonorisation, à l’éclairage en passant par la captation vidéo, la décoration, la logistique et la coordination le jour J. Leur savoir-faire permet d’anticiper les imprévus et d’assurer le bon déroulement de votre conférence professionnelle.

Quels sont les avantages d’un interlocuteur unique ?

Avec Atawa, vous bénéficiez d’un suivi personnalisé grâce à un interlocuteur unique. Cette approche simplifie la communication, évite les erreurs et assure une cohérence globale dans l’organisation de votre événement. Un point de contact dédié facilite également les ajustements de dernière minute et vous fait gagner du temps.

Comment bénéficier d’une prestation sur mesure ?

Travailler avec des professionnels de l’événementiel vous offre la possibilité d’adapter chaque détail à vos besoins spécifiques. Qu’il s’agisse du choix du matériel, de l’aménagement de l’espace ou des animations, vous disposez d’une solution clé en main conçue pour refléter parfaitement l’image et les valeurs de votre entreprise.

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5. Mettre en place une stratégie de communication efficace pour votre conférence

Invitations et relances

Envoyez vos invitations plusieurs semaines à l’avance, en personnalisant les messages selon les profils. N’oubliez pas les relances pour maximiser le taux de participation. 

Pensez aussi à utiliser différents canaux (email, téléphone, réseaux sociaux) pour toucher efficacement vos invités. Enfin, un planning précis des envois vous aidera à rester organisé et réactif.

Utilisation des réseaux sociaux

Partagez régulièrement des contenus sur les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn. Cela valorise votre événement et attire une audience plus large. N’hésitez pas à créer un hashtag dédié à votre conférence pour encourager les échanges et la visibilité en temps réel. 

Vous pouvez également publier des teasers, interviews ou témoignages avant l’événement pour susciter l’intérêt.

Captation et diffusion en direct

La captation vidéo et la diffusion en streaming permettent d’élargir l’impact de votre conférence au-delà des participants présents. Cette technique a été utilisée avec succès pour Content Square, que nous avons accompagnés dans l’organisation de leur conférence retransmise en streaming. 

En proposant cette option, vous offrez également la possibilité aux absents de revoir les interventions, augmentant ainsi la durée de vie de votre contenu.

Après la conférence

Ne négligez pas la phase post-événement : partagez photos, vidéos et témoignages. Remerciez vos invités avec des cartes personnalisées ou des mails de suivi. 

Profitez-en aussi pour recueillir des retours via des questionnaires de satisfaction, afin d’améliorer vos futures conférences et renforcer votre relation avec vos participants.

Checklist : organiser une conférence professionnelle étape par étape

Pour vous aider à ne rien oublier, voici une checklist pratique qui reprend toutes les étapes clés pour organiser votre conférence professionnelle en toute sérénité.

• Définir l’objectif principal et le public ciblé ;
  
• Établir un budget détaillé ;
  
• Fixer une date optimale et éviter les conflits d’agenda ;
  
• Réserver un lieu adapté à vos besoins et à votre image ;
  
• Sélectionner des prestataires fiables et coordonner leur intervention ;
  
• Préparer un programme clair et structuré ;
  
• Communiquer efficacement avant, pendant et après l’événement ;
  
• Prévoir tous les équipements techniques indispensables ;
  
• Organiser l’accueil et l’accompagnement des participants ;
  
• Analyser les retombées et entretenir les contacts.
  

Vous souhaitez organiser une conférence à votre image, dans un cadre unique et méticuleusement organisée ? Faites confiance à Atawa pour vous accompagner de A à Z avec une solution clé en main et sur mesure.

Organiser une conférence professionnelle demande du temps et de l’attention, mais ça en vaut vraiment la peine. En préparant chaque étape soigneusement, vous offrez à vos invités une expérience mémorable qui fait grandir votre entreprise. Avec un bon accompagnement, tout devient plus simple et efficace, alors, lancez-vous !