Cérémonie de remise de diplômes digitale

Cérémonie digitale pour une école de commerce 

C’est en mars 2021 qu’a eu lieu cet évènement particulier pour les étudiants lyonnais, malgré la crise sanitaire et les mesures gouvernementales relativement strictes. En collaboration avec l’équipe Moon Event, nous nous sommes lancé un défi de taille : organiser la remise de diplôme de l’ESDES, école de commerce de l’UCLY (Université Catholique de Lyon). Avec plus de 1 500 participants et dans le respect des contraintes du moment.

Captation vidéo d'une cérémonie de grande envergure 

En raison de la crise sanitaire, nous avons décidé d’organiser une remise de diplômes 100% digitale. La cérémonie virtuelle rassemblait l'ensemble des étudiants ainsi que leurs familles soit environ 1 500 participants. Nous avons été contacté par l'agence Moon Event qui a pris en charge la création de l'événement et de son contenu, en lien avec la direction de l’ESDES, tandis que nous nous sommes concentré sur l’aspect technique.

La remise de diplômes s’est ainsi déroulée : pendant que deux personnalités importantes de l’école étaient filmées dans le hall de l’établissement pour annoncer le nom des heureux diplômés et des majors de promo, une équipe complète gérait pas moins de cinq conventions ZOOM en simultanée, auxquelles s’étaient connectés les 1 500 participants. De plus, le live de 3 heures était retransmis sur le site de l’école pour que les parents des élèves puissent aussi assister à la cérémonie virtuelle. 

Création d'un décor solennel et convivial pour la remise de diplômes 

C’est dans le hall de l’école, une ancienne prison du 19e siècle, qu'a été installé la scène des deux présentateurs ; un véritable plateau TV mobile ! 
L’objectif était de rendre l’ambiance moderne et élégante, mais aussi de rester solennel, afin de marquer la cérémonie virtuelle. Ainsi, un desk personnalisé avec le logo de l’école de commerce a été installé, de même que de la moquette anthracite chic. Des plantes décoratives ont aussi été installées pour donner un peu plus de vie et de couleur à l’endroit. 

L’éclairage, quant à lui, s’est révélé être un véritable défi technique. En effet, bien que le hall soit un endroit très joliment éclairé naturellement en journée, la luminosité a baissé drastiquement dès le coucher du soleil. Le live ayant commencé à 17 h 30, il a fallu anticiper la perte de lumière par l’installation d’un éclairage moderne au style industriel. Des spots ont aussi été installés sur la façade du bâtiment. Nous avons également dû nous assurer du bon débit de réseau internet sur le lieu pour le stream live.

C’est avec beaucoup de plaisir que nous avons travaillé avec l’agence Moon Event pour cette remise des diplômes dans un contexte sanitaire complexe. L'ambition était de créer un événement virtuel à la hauteur d'une remise de diplôme en physique, ce qui a challengé l'ensemble des équipes autant pour la production de l'événement que pour la partie technique. Au final, les étudiants ont eu le droit à une cérémonie animée et riche en émotions qui leur a permis de célébrer avec leur famille leur réussite, en attendant la soirée dansante avec leurs amis.