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3 astuces pour organiser votre événement sereinement

3 astuces pour organiser votre événement sereinement

Inutile de se mentir : l’organisation d’un événement est un exercice particulièrement stressant. L’ennemi ? Les « im ». Imprévus, impondérable, impairs et la foule de détails à ne surtout pas oublier. Mais pas de panique ! Il est tout à fait possible de gérer ce stress pour n’en garder qu’une bonne dose d’adrénaline.

Organiser

Soyez pragmatique et envisagez l’organisation d’un événement comme un grand moment à mettre en musique. Le tout étant d’avoir la bonne partition pour éviter les couacs. A vous de choisir l’orchestre qui saura suivre votre tempo. En d’autres termes, passez vos troupes en revue et entourez-vous de personnes de confiance (prestataires, collaborateurs, etc.) capables de comprendre vos attentes. Ce travail-là est indispensable. Il vous permettra de déléguer et de répartir les tâches au mieux. Ne portez pas l’organisation seule. Nommez un responsable pour chaque grande mission/poste. Et veillez également à ce que vos interlocuteurs aient un seul et même référent. Une personne ressource à choisir dès le départ et qui devra rester la même jusqu’à la fin de l’événement.

Communiquer

Listez, répertoriez, planifiez… Ecrivez toutes les tâches à mener et fixez des deadlines. Il est important de consigner un maximum d’informations par écrit. L’idéal ? Rédiger un document complet que vous pourrez partager avec vos collaborateurs et vos prestataires. Cela permet d’avoir une base de travail commune et de connaître les missions de chacun. Pas de mystère : un bon événementiel fait fonctionner tous les maillons de la chaîne ensemble ! Pour ce faire, il faut communiquer. A l’ère 2.0, on ne saurait que trop vous conseiller d’opter pour un outil collaboratif en ligne, facile à partager et à actualiser. L’offre en la matière ne manque pas : Whatsapp, Trello, Eventtia, Slack, etc. Quoiqu’il en soit, ce support qui doit vous permettre de répondre à ces questions : qui travaille sur quelle mission et à quel moment ?
Faites régulièrement des points d’étape avec les personnes en charge d’une mission pour faire remonter obstacles et avancées.

Anticiper

Anticipez ! Facile à dire. Car dans les faits, tout ne pourra être prévu à l’avance. Chaque événement a son lot d’incertitudes. Il faut composer et anticiper tout ce qui peut l’être.
Votre budget est bouclé ? Veillez à ne pas oublier de prévoir une somme équivalente à 10 % de votre enveloppe budgétaire pour parer les éventuels imprévus.
Les aléas météo s’anticipent également. Si vous êtes en extérieur, pensez « solution de repli » ou optez pour des structures capables de s’adapter rapidement aux caprices du ciel. Une tente stretch en est un bel exemple. Elle peut rester ouverte sur l’extérieur pour permettre à vos invités de profiter du soleil. Et si la pluie et le vent font leur apparition, ses côtés peuvent être très rapidement rabattus.

Un meeting dans le noir. Un concert sans son. Un mariage hivernal sans chauffage. Le cauchemar ! Ne négligez pas ce volet essentiel qu’est l’organisation électrique. Sur ce point, ne lésinez pas sur les moyens à y consacrer (doubler les groupes électrogènes, sécuriser les l’installation contre les intempéries, etc.).
De manière générale, vous trouverez facilement des prestataires qui proposent d’assurer une permanence technique tout au long de votre événement. Ne faites surtout pas l’économie de ce dispositif de maintenance. Wedding planer, agence… Pourquoi ne pas recourir à un tiers qui saura trouver des solutions dans l’instant.
Enfin, c’est une évidence mais… ménagez-vous, accordez-vous des moments de « lâcher-prise », dormez et offrez une camomille à vos équipes. La fatigue est un très mauvais allié !

Écrit par Géraldine - 14 janvier 2020