Quelle taille de chapiteau choisir pour un séminaire réussi ?

Préparez votre séminaire d'entreprise dans les moindres détails

Organiser un séminaire d’entreprise demande une certaine expertise. Bien des questions doivent être soulevées afin de ne rien laisser au hasard, car de la réussite de cet évènement dépend l’image renvoyée aux collaborateurs.
Le séminaire d'entreprise, même si ses objectifs demeurent relativement professionnels, est le moment idéal pour offrir un univers de travail original à vos équipes. Opter pour un séminaire en plein air, c’est garantir à vos groupes de travail des échanges plus conviviaux.
La location d'infrastructures événementielles vous permet de créer un décor sur-mesure pour un séminaire d'entreprise unique mémorable.

Déterminez vos besoins avant de choisir votre tente pour votre séminaire

Le séminaire est un véritable outil de management. De plus en plus plébiscité par les entreprises désireuses de renforcer la cohésion d’équipe entre leurs collaborateurs, il peut même prendre des allures de vacances. Choisir un lieu à l’extérieur, dans le parc d’un château, voire en pleine nature, permet de marquer l’événement en le couronnant de succès.
Loin de la routine, le séminaire peut par ailleurs se dérouler sur plusieurs jours et offrir des moments de partage conviviaux entre les ateliers. Détendus, les participants communiquent plus facilement et la culture de votre entreprise se voit renforcée.
Selon les types de séminaires organisés, les besoins en termes d'infrastructure sont variés. En dehors du nombre de personnes attendues, le programme doit être parfaitement établi avant d’opter pour la mise en place d’une ou plusieurs tentes. 
Lors d’un petit séminaire, un unique espace d’échanges peut être suffisant. Toutefois, pour des séminaires de plus grandes ampleurs, il est possible de créer plusieurs espaces ayant chacun un rôle propre. Prévoyez par exemple un espace pour accueillir le diner différent de l'espace où auront lieu les présentations et autres moments d'échanges. 
Qu'il s'agisse d'un séminaire de management ou d'un séminaire d'entreprise, le cadre de ce dernier à son importance. Ainsi, le choix du chapiteau pour votre séminaire professionnel nécessite réflexion et anticipation pour une logistique sans faille le jour venu et une réussite de votre événement d'entreprise. 

Par exemple, l'entreprise Valrhona a opté pour plusieurs structures afin de répondre à ses différents besoins. Un Chapiteau Bambou a accueilli l'ensemble des collaborateurs à l'occasion des repas, tandis que les ateliers d'équipe avaient lieu sous une tente Silhouette, ainsi que sous des tentes Pagode. Bien entendu, l'ensemble des espaces ont été aménagés avec du mobilier cosy, des écrans afin de diffuser les présentations et des podiums sur-mesure mettant en valeur les intervenants.

Autre exemple plus atypique avec l'entreprise de prêt-à-porter pour homme Faguo. Les fondateurs ont choisi de rassembler leurs collaborateurs dans une ambiance naturelle et ressourçante. Ils ont donc opté pour la location d'un Tipi de réception pour abriter les diverses activités et présentations. L'expérience a été poussée jusqu'au bout, l'équipe ayant passé la nuit dans des Tipis d'hébergement ! 
Un dépaysement garanti pour cette jeune équipe et de nombreux nouveaux souvenirs en commun.

Quelle taille de chapiteau pour votre séminaire d’entreprise ?

L’organisation de votre séminaire professionnel est en bonne voie. Vous avez choisi un lieu qui ne peut que ravir vos collaborateurs, votre programme est déterminé, les activités organisées et la liste de vos invités clôturée.
En choisissant une tente de réception pour votre séminaire, vous faites un choix judicieux. Non seulement vous pouvez choisir une ambiance sur-mesure, mais surtout, vous pouvez opter pour une structure modulable qui s’adapte à vos besoins ainsi qu’aux diverses contraintes existantes (lieu de réception, météo…).
Il ne vous reste donc plus qu’à choisir le style, mais par-dessus tout, la taille de votre chapiteau. Si le nombre de participants est le premier critère, il n’est, en revanche, pas le seul à prendre en considération.
En effet, vous devez tenir compte de la surface dont vous disposez, mais, avant tout, il vous faut définir l’utilisation précise de votre ou de vos chapiteaux. Les participants seront-ils debout ou assis ? Y a-t-il un repas ? Si oui, les convives seront-ils assis ou choisirez-vous une réception avec mange-debout ?

Voici quelques conseils pour vous aider à bien choisir la taille de votre tente pour votre séminaire. L’espace nécessaire par personne se mesure généralement en fonction du type d’évènement.

Voici trois situations envisageables : 
– pour une réception debout (buffet)   : 0,5 m²/personne ;
– pour une réception avec rangées de sièges  : 0,7 m²/personne ;
– pour une réception assise avec tables rondes  : 1,2 m²/personne.
Ainsi, il ne vous reste plus qu’à multiplier l’espace escompté par le nombre de participants pour obtenir la taille minimale de votre chapiteau.

Par exemple, si vous envisagez un petit séminaire ayant pour but de révéler votre future stratégie à 50 cadres, il convient de choisir un chapiteau d’au moins 35 mètres carrés (0,7 × 50 = 35). Vos collaborateurs seront confortablement assis et pourront écouter votre présentation, tout en profitant d’un bel environnement, sélectionné par vos soins.
Dans le cas où vous prévoyez un séminaire regroupant un nombre important de participants, plusieurs structures peuvent être accolées afin de rendre possible un agencement personnalisé à souhait. Ce faisant, une salle de réunion peut être séparée d’une autre salle dédiée aux groupes de travail par un espace convivial disposant, pourquoi pas, d’une machine à café ?

En plus de devoir suivre un cahier des charges bien précis, l’organisation d’un évènement d’entreprise ne s’improvise pas. Pour mener à bien votre projet d’entreprise, nous vous conseillons de vous adresser à un professionnel de la location de tentes et installations évènementielles. En faisant appel à un conseiller Atawa, non seulement vous économisez votre précieux temps, mais surtout, vous êtes sûr de faire le bon choix. Pas de mauvaise surprise le jour J !
N’hésitez plus ! Votre conseiller dédié vous accompagne pour assurer la réussite de votre séminaire, quel que soit le lieu. Ensemble, construisons votre événement.