Notre guide de l'event digital

Dans un contexte de limitation des rassemblements, de nombreuses entreprises ont recours à l'événementiel digital. La captation vidéo, autrement dit, l’enregistrement vidéo d’un événement, permet d’atteindre un grand nombre d’utilisateurs. Toutefois, filmer et diffuser un événement en live demande une certaine expertise... Suivez nos conseils pour organiser votre événemet digital sereinement. 

 

Étape essentielle pour tout événement : la définition de l’objectif et du message à diffuser. Un objectif clair vous permettra de mieux cerner le format de votre événement digital : conférence, table ronde, vœux de fin d’année, inauguration de produit… et surtout  de déterminer où vous désirez planter le décor ! Deux solutions s’offrent à vous en fonction du type d’événement que vous souhaitez réaliser et de vos besoins : 
 

- Vous avez une idée précise en tête de lieu  ? Au sein de votre entreprise,  dans un lieu atypique ou qui compte pour votre entreprise, il est possible d’installer tout le matériel nécessaire à la prise de captation vidéo
 

- Organisez votre événement dans un studio tout équipé pour la prise de captation vidéo. Cette option a l’avantage d’être plus simple à mettre en place étant donné que le matériel est déjà installé et de disposer d’une connexion optimale pour la rediffusion en streaming. Toutefois cette solution vous laissera moins de marge de manœuvre pour de la personnalisation. Atawa dispose de plusieurs partenariats avec des studios d’enregistrement aux atmosphères variées en fonction de l’univers souhaité : ambiance plateau TV, déco industrielle...

 

 

 

 

Une fois l’objectif et le lieu de votre événement choisi, place à la partie technique ! 

Un ensemble de caméras, de micros ainsi qu’un système d’éclairage et d’écran led peuvent être installés en fonction de votre besoin. Afin d’assurer la cohérence et le bon déroulé de votre événement de A à Z, une régie vidéo est installée.  Cette dernière se charge notamment de ponctuer le live de l’événement par d’autres supports et animations préparés en amont tels qu’une présentation powerpoint ou un film.  

 

Comme pour tout événement, il est essentiel d’avoir une idée précise de la cible que vous souhaitez inviter à participer. En effet, c’est de l’audience cible et du niveau de personnalisation désiré, que va découler la plateforme de diffusion sur laquelle l'événement sera retransmis en streaming live:
 

* Diffusion sur les réseaux sociaux. Diffusez votre événement en direct sur les réseaux sociaux tels que facebook, instagram, linkedin ou youtube. Tout le monde ayant accès à votre live, cette méthode a comme avantage de permettre de toucher une audience très large. La sponsorisation du live vous offre également l’opportunité de cibler un public que vous n’adressez pas encore. 
 

* Diffusion sur une plateforme vidéo type livestorm,  Evapp.io, ce qui vous permet de pouvoir choisir et d’ajouter des options à votre événement du type : live chat, sondage...
 

* Diffusion sur une page html dédiée. Cette solution  vous permet de totalement personnaliser l’espace sur lequel votre audience accède à votre événement : l’URL, le design de la page, ainsi que l’audience cible.  Il est également possible de créer une plateforme personnalisée et unique aux couleurs de l’entreprise. 
 

* Diffusion sur l’intranet de votre entreprise. Idéal pour communiquer efficacement et simplement auprès de vos employés. 
 

* Diffusion sur un hébergeur vidéo. Il existe plusieurs sites web dont l’objectif est de diffuser votre contenu vidéo tel que vimeo par exemple. 

 

 

 

 

Les solutions digitales pour un event interactif et vivant

L’événementiel digital représente un enjeu de communication d’autant plus important que les orateurs sont à distance de leur auditoire. Pour garder votre public engagé tout au long de l’événement et faire de votre événement un moment mémorable, plusieurs solutions existent. 
 

Vous pouvez dynamiser votre événement digital en jouant sur la scénographie globale de votre événement (éclairage, décor, mise en scène) et plus particulièrement sur ce que l’on appelle l’infodécor. L’infodécor, consiste en un écran positionné en fond de scène sur lequel est projetée une image ou vidéo sur l’ensemble de la surface de l’écran ou sous forme de plusieurs fenêtres. Cette technique permet de faire évoluer le décor de votre événement au fur et à mesure de son évolution. Si vous souhaitez illustrer vos propos avec des schémas ou définitions, ou projeter des images animées pour plonger votre auditoire dans différents univers, l’infodécor est ce qu’il vous faut !
 

N’oubliez pas de remettre l’humain au cœur de votre événement en prévoyant des moments d'intéraction avec le public. Lors d’un streaming live, vous pouvez donner la possibilité à votre audience de poser leurs questions et y répondre en direct grâce à la mise en place d’un chat. Si vous souhaitez une approche plus originale et pédagogique, il existe d’autres solutions telles que la mise en place de quizz en ligne ou des nuages de mots par exemple. 
 

Enfin, dernier petit conseil, ne sous estimez pas l’importance des temps de pause. Rester attentif sur une longue période peut être difficile pour un utilisateur éloigné de l'effervescence de l’événement et potentiellement soumis à des petites perturbations (il faut bien aller sortir son chien !). Il est également important d’alterner les moments institutionnels et d'informations avec des passages plus légers et interactifs ! 

 

 

 

 

Comprendre le jargon de base de la captation vidéo

Encodeur de diffusion : également appelé serveur vidéo, il permet de faire le lien entre le flux d’images provenant de vos caméras et les plateformes de diffusion. Pour cela l’encodeur fait appel à une connexion internet, la fibre optique, la 4G, satellite, ou par liaison de secours. 

Réalité virtuelle : est une technologie qui permet de plonger une personne ou un groupe de personnes dans un décor virtuel artificiel. 

Phygitale : mixte entre un événement  en présentiel et relayé sur des sites distants.  

Webinar : événement diffusé sur internet rassemblant un public de quelques dizaines de personnes pendant au moins 2h. Souvent limité à 1 intervenant, le webinar permet d’aborder un sujet spécifique illustré par visuels

Livestreaming : diffusion en temps réel d’une vidéo. 

Topeur : chef d’orchestre de l’événement, le topeur coordonne l’ensemble des techniciens et régisseurs sur l’événement. Le topeur s’assure du bon enchaînement de chaque partie en donnant le “top” sur le changement des différentes slides ou jingles, de la lumière et de musique ainsi que des entrées et sorties des éléments de scénographie.  

 

 

 

 

Pour résumé, pour réussir votre événement digital vous devez vous poser les questions suivantes : 

- Quel est le message que je souhaite diffuser et pour quel objectif  ? Cela vous permettra de déterminer quel est le lieu idéal pour l’organisation de votre événement (studio, dans votre entreprise…), et de déterminer votre besoin en matériel technique. Votre prestataire peut également vous conseiller sur le dispositif technique à mettre en place pour réussir votre événement digital. 

- Auprès de qui souhaitez-vous communiquer ? Une fois votre type d’événement défini, et votre audience, vous pouvez opter sur la plateforme s’adaptant au mieux à votre besoin. 

- Comment engager mon public ? Malgré la distance physique, n’oubliez pas de replacer l’humain au cœur de votre événement en prévoyant des moments d'interactions avec votre audience. 

 

 

 

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Ecrit par Perrine - 8 décembre 2020

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