Nos conseils pour l'organisation et la location de matériel pour votre colloque ou conférence
Lors de la planification de vos événements professionnels tels que colloques, séminaires ou encore conférences, la réussite dépend souvent de la qualité des services et équipements que vous choisissez. Atawa propose une offre globale simplifiant l'organisation de votre colloque. Vous bénéficiez d’un interlocuteur unique pour la location de mobilier mais aussi pour créer un décor sur-mesure (aménagement de l'espace avec la création de cloisons habillées en couleur unie ou personnalisée grâce à une impression numérique), l'installation d'un mur LED ou autres écrans de projection.
Voici maintenant quelques conseils utiles pour vous guider dans l'organisation sans faille de vos prochains événements.
La thématique de votre événement professionnel
Qu'il s'agisse de promouvoir un produit, d'échanger sur une actualité, de briller grâce à des intervenants éminents ou de présenter une solution à la presse, la définition claire de votre objectif est essentielle.
Le terme "colloque" désigne communément des réunions de spécialistes pour discuter et confronter leurs opinions sur un thème spécifique, généralement dans les domaines scientifique, politique ou économique. En revanche, le terme "conférence" englobe de manière plus large des interventions sur un sujet défini.
Le choix du format
Il est important de décider si votre conférence ou colloque durera quelques heures, une demi-journée, une journée entière, voire deux jours complets. En pratique, les conférences sont généralement planifiées sur quelques heures ou une journée, tandis que les colloques peuvent s'étendre sur plusieurs jours. Il va sans dire que le budget nécessaire variera en fonction de la durée choisie.
Le choix du lieu
Pour sélectionner le lieu parfait pour accueillir votre conférence ou colloque, divers critères méritent votre attention : la localisation et l'accessibilité, la capacité d'accueil, l'aménagement des espaces et leur flexibilité, ainsi que les équipements disponibles… L'équipe d'Atawa est à votre service pour vous assister dans cette décision et prévoir avec vous toutes les installations nécessaires (location de tente et/ou chapiteau, matériel, mobilier, etc.) au bon déroulement de votre colloque.
Les équipements et divertissements
Selon la nature et le niveau de votre événement, l'aménagement de la salle revêt une importance particulière : mobilier de scène, écrans, éclairage, sonorisation, équipement de projection, cabines de traduction... Les équipes Atawa seront en mesure de vous fournir des conseils avisés.
Un nouveau format d'événement a émergé au cours des dernières années : l'événement hybride ou digital. Il se déroule à la fois physiquement et virtuellement en simultané. Ce format permet à votre conférence ou colloque de se tenir sans être limité par des contraintes géographiques, des décalages horaires ou des restrictions de déplacement. Après la tenue de votre événement, il peut également être rediffusé en replay. Il est également essentiel de planifier l'animation numérique de votre événement si vous souhaitez favoriser une interaction entre votre public et les intervenants (sondages en direct, remontée de questions...).
N’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions au mieux vous accompagner sur l’organisation et la location du matériel pour votre colloque.
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