Louer un chapiteau professionnel : les 5 erreurs à éviter

Louer et aménager un chapiteau professionnel pour votre événement, dans lequel vos invités se sentent accueillis et profitent de chaque instant, peut sembler complexe. Pourtant, en évitant ces quelques erreurs courantes, vous pouvez créer un événement mémorable ! Nous vous partageons ici les 5 pièges à éviter pour garantir un espace parfaitement adapté, sécurisé et fonctionnel à vos invités.

Erreur n°1 : Choisir la mauvaise taille de chapiteau professionnel

Définir la bonne taille du chapiteau, c’est capital ! Un chapiteau trop petit donnera l’impression d’étouffer, tandis qu’un espace trop vaste semblera vide et froid. Pensez bien au nombre de vos invités, à la superficie du terrain mais aussi aux installations prévues à l’intérieur du chapiteau : mobilier, piste de danse, coin traiteur ou encore des espaces pour le matériel technique… 

La taille doit vraiment être adaptée à l’ambiance et aux activités que vous envisagez. Chaque événement est unique, alors prenez le temps de bien évaluer vos besoins. Par exemple, un cocktail où les invités circulent n’aura pas les mêmes exigences qu’un dîner assis. 

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Erreur n°2 : Négliger la logistique d’installation

Une logistique d’installation mal planifiée peut vite devenir un cauchemar, surtout si le site est difficilement accessible ou si les délais d’installation sont courts. Anticiper les détails de l’installation, du transport et du démontage est primordial pour garantir la fluidité de l’événement. Pensez aux accès, au type de terrain et à la coordination des équipes sur place.

En confiant cette tâche à des professionnels comme Atawa, vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure. Nos équipes expérimentées gèrent le transport, le montage et le démontage en tenant compte des spécificités de votre site. Choisir le bon prestataire vous garantira une organisation millimétrée, pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : profiter de votre événement le Jour J.

Erreur n°3 : Oublier de vérifier les autorisations nécessaires

Pour organiser un événement ou installer un chapiteau professionnel, il est souvent nécessaire de contacter la mairie et/ou la préfecture bien en avance pour obtenir les autorisations nécessaires. Les délais et formalités peuvent varier, donc mieux vaut anticiper !

• Événements sur la voie publique (place, rue, parc public) : il est obligatoire d’obtenir une autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture. Par exemple, pour les marchés de Noël ou les festivals, la demande doit généralement être faite au moins 2 mois à l’avance.
• Événements en espace privé ouvert au public : Si l’événement a lieu sur un terrain privé mais que le public est invité, par exemple à une soirée d’entreprise ou un salon professionnel, vous devez vérifier auprès de la mairie si une autorisation est nécessaire, surtout si la capacité dépasse 500 personnes. 

Bon à savoir : la mairie peut vous demander des garanties concernant les issues de secours, la sécurité incendie et l’accueil du public.

• Événements réunissant plus de 1 500 personnes : une déclaration doit être faite à la préfecture. Elle inclut des informations sur la sécurité, l’organisation de l’événement et les moyens d’évacuation. Vous devrez aussi soumettre une fiche technique détaillant les installations, les dispositifs de sécurité et les moyens mis en œuvre pour gérer les flux de personnes et assurer la sécurité.
• Autre cas de figure : si votre événement prévoit de diffuser de la musique ou du son pouvant générer des nuisances, vous devez obtenir une autorisation pour le bruit auprès de la mairie, surtout si votre événement dure tard dans la soirée.

En anticipant ces démarches administratives à l’avance, vous vous épargnez des tracas inutiles et garantissez la bonne tenue de votre événement. 

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Erreur n°4 : Sous-estimer les besoins techniques et de sécurité

La sécurité et le confort de vos invités doivent être au cœur de vos priorités lors de la location d’un chapiteau professionnel. Les événements sous chapiteau doivent respecter des règles spécifiques pour garantir la sécurité des participants. Par exemple, la planification des issues de secours, les règles de sécurité incendie et les plans de circulation qui doivent répondre aux normes de sécurité. 

Côté technique, prévoyez une alimentation électrique fiable pour les équipements et assurez un éclairage suffisant, surtout pour les événements en soirée, avec une structure adaptée aux conditions du terrain.

Atawa, spécialiste de l'infrastructure événementielle, vous accompagne dans l’organisation de votre événement. Nos experts vous offrent un accompagnement complet sur la technique et la sécurité des infrastructures. Les chapiteaux professionnels sont installés selon des règles techniques précises et par des professionnels agréés. Nous veillons à ce que chaque chapiteau soit conforme aux normes de sécurité, en fournissant des solutions adaptées.

Erreur n°5 : Ne pas prévoir de plan B en cas de météo défavorable

Dernier point à anticiper, et non des moindres : la météo ! Pluie, vent, températures basses ou fortes chaleurs peuvent gâcher l’expérience de vos invités si aucun plan B n’a été envisagé. Pour éviter les mauvaises surprises, il est crucial de prévoir des solutions adaptées en fonction des aléas climatiques.

La location d’un chapiteau professionnel avec des options d’aménagement modulables (parois latérales, chauffages d’appoint, systèmes de climatisation, etc.) permet de s’adapter rapidement à des changements météorologiques. Le soleil brille ?  La pluie menace ?  Avec des solutions adaptées, vous assurez le confort de vos invités, malgré les caprices de la météo.

En évitant les erreurs classiques de la location d’un chapiteau, vous maximisez les chances de réussir votre événement. En confiant cette tâche à des experts comme Atawa, vous bénéficiez d’un service clé-en-main pour anticiper tous les aspects logistiques, techniques et sécuritaires, tout en profitant d’un accompagnement personnalisé.